Клієнт оплатив рахунок, а його бухгалтер просить акт виконаних робіт? Більше не треба шукати бланк, переписувати реквізити й рахувати суму прописом. На Rekviz.com акт виконаних робіт (наданих послуг) складається з оплаченого рахунку за хвилину: сторони, послуги й суми вже заповнені й точно збігаються з оплатою.
Нижче покроково, як скласти акт для ФОП онлайн і як передати його клієнту. Скріншоти можна натиснути, щоб відкрити на весь екран.
Що таке акт виконаних робіт і навіщо він ФОП
Акт виконаних робіт (наданих послуг) — первинний документ, яким виконавець і замовник підтверджують, що роботу зроблено, а послуги надано в повному обсязі. Рахунок лише повідомляє, скільки й куди заплатити, а акт закриває угоду. Замовнику-компанії акт потрібен для обліку витрат, а вам — як доказ виконання договору в разі суперечки.
В акті мають бути: назва й номер документа, дата, сторони з реквізитами, перелік робіт чи послуг з одиницями виміру, кількістю та сумою, загальна сума, підстава (договір чи рахунок), а також місця для підписів обох сторін. Rekviz заповнює все це сам.
Крок 1. Позначте рахунок оплаченим
Акт складається до оплаченого рахунку. Якщо ви ще не виставляли рахунків, почніть зі статті «Рахунок на оплату для ФОП з QR-кодом».
Коли гроші надійшли, відкрийте «Рахунки», натисніть три крапки в рядку рахунку → «Позначити оплаченим» і вкажіть дату оплати. Після цього в меню з'являться пункти «Створити акт виконаних робіт» і «Створити видаткову накладну».
Акт — для робіт і послуг: дизайн, розробка, консультації, ремонт. Для товарів обирайте видаткову накладну.
Крок 2. Перевірте акт
Відкриється форма, де вже заповнено все з рахунку:
- Дата документа — день оплати рахунку. Її можна змінити, але не на майбутню.
- Період з / по — від дати рахунку до дати оплати. Вкажіть фактичний період, коли ви надавали послуги.
- Підстава — договір із рахунку, наприклад «Договір № 17 від 01.10.2026». Якщо в рахунку договору не було, підставою стане сам рахунок.
- Сторони — виконавець і замовник з реквізитами. Вони копіюються з рахунку й тут не редагуються.
- Найменування робіт (послуг) та одиниці виміру. Формулювання можна уточнити, наприклад «Розробка дизайну лендингу», а одиницю змінити з «послуга» на «год» чи «шт».
- ПДВ. Більшість ФОП не платники ПДВ, тож за замовчуванням стоїть «Без ПДВ», і саме це буде написано в акті.
- Примітка (необов'язково) друкується під підсумковою фразою.
Кількість і суми змінити не можна: вони беруться з оплаченого рахунку, бо закривний документ має збігатися з оплатою. Натисніть «Створити документ».
Крок 3. Надішліть акт клієнту
Акт з'явиться в розділі «Документи» з власним номером: акти нумеруються окремо від рахунків. Через три крапки в рядку акта можна:
- «Копіювати посилання» й надіслати його клієнту в месенджер чи лист;
- «Відкрити» акт і роздрукувати кнопкою «Друк», щоб підписати з клієнтом;
- «Завантажити PDF» (на тарифі Про);
- «Редагувати» акт, якщо знайшли неточність, або перейти до рахунку, який він закриває.
Посилання на акт містить довгий випадковий код, а пошукові системи такі сторінки не індексують.
Як виглядає акт
Клієнт бачить готовий акт: назву з номером і датою, підставу, період надання послуг, сторони з реквізитами, таблицю послуг, позначку «Без ПДВ», суму цифрами й прописом, підсумкову фразу «Зазначені роботи (послуги) виконано в повному обсязі та в строк. Сторони претензій одна до одної не мають» і місця для підписів. Відкрийте приклад акта, щоб подивитися наживо.
Чи обов'язковий підпис замовника
З 1 квітня 2026 року Закон № 4791-IX дозволяє замовнику не підписувати акт, але лише за трьох умов одночасно: в акті вказано період надання послуг, письмовий договір прямо це передбачає, а замовник відображає операцію в бухобліку в періоді, коли вона відбулася. ФОП бухоблік не веде, тож у роботі з ФОП чи фізособою це послаблення фактично не працює. Не діє воно й для будівельного підряду, проєктних робіт, оренди державного та комунального майна, пожертв, благодійності й усього, що оплачується з публічних коштів.
Rekviz завжди вказує в акті період надання послуг, але найнадійніше — взяти підпис замовника. Якщо сумніваєтеся, уточніть у свого бухгалтера.
Часті запитання
Чи можна скласти акт без рахунку?
Ні: акт на Rekviz завжди закриває оплачений рахунок. Так суми в акті гарантовано збігаються з оплатою. Виставте рахунок, позначте його оплаченим — і акт буде готовий за хвилину.
Чи потрібна печатка?
ФОП не зобов'язаний мати печатку. В акті під підписом є примітка «печатка (за наявності)»: ставте її, лише якщо вона у вас є.
Чи можна змінити акт після створення?
Так: дату, період, підставу, назви послуг, одиниці виміру, ПДВ і примітку можна відредагувати будь-коли. Сторони й суми змінюються лише через рахунок.
Скільки коштує?
Акти виконаних робіт доступні на безкоштовному тарифі «Старт», ліміт стосується лише рахунків (10 на місяць). PDF документів доступний на тарифі Про (99 ₴ на місяць або 990 ₴ на рік), а надрукувати акт можна прямо з браузера на будь-якому тарифі.
А якщо я продаю товари?
Для товарів у тому ж меню оплаченого рахунку є «Створити видаткову накладну». Вона складається так само, лише без періоду надання послуг і з одиницею виміру «шт».
Підсумок
Акт виконаних робіт на Rekviz складається з оплаченого рахунку за хвилину: сторони, послуги, суми й сума прописом заповнюються самі, а клієнт отримує акт за посиланням чи на папері. Почніть з рахунку на оплату або зареєструйтеся безкоштовно.